目次
はじめに
私は段取りについて不得手な自覚がかなりあります。
会社の幹事を任された時も、飲み会などの場に慣れていないということもありますが、段取りが悪く、いい飲み会の場とすることができないことが多々ありました。
そんな中、段取りを良くする方法について書かれている本を読んだので、私なりにこれから実践していきたいことをまとめてみました。
参考書：会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホン
「段取りが良い」とはどういうことか？
本の中で、著者は「段取りが良い」ということを次のように述べています。
段取りが良いとは、（中略）目的を考え、確実な達成に導くため、「先読み」をした手順を踏むことを指すのです。
会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホン
ここでは3つの重要なキーワードが出てきます。
① 目的
② 先読み
③（確実な達成に導くために）手順を踏む
本の中でも、タスク・業務の“本質的な目的”を掴むことが重要だと教えてくれます。
何かを取り掛かる時に、そもそも何を目的としているのかをはっきりさせなければ、トンチンカンなことをしていることになりかねないということですね。
また、目的のための作業を行うにも、どの作業にどれくらいの時間がかかるのか、どの順番でやればいいかなどを的確に判断する「先読み」の力も必要なようです。
そして、必要なタスクに対して、効率よくこなしていくスキル、これらのスキルを身につけることで段取りを良くすることができるということなんですね。
段取りを良くする方法（抜粋）
本の中で段取りを良くする方法がかなり充実して述べられています。
ただ、それら全てをすぐに実行することは難しいため、まずは5つ程度に絞って実践していこうと思います。
選んだ5つの方法は私が「なるほど」と感じたことや実践していなかったことです。
方法① タスク管理に必ず所要時間を入れる
1日のタスクを行う時にTo Doリストを作成すると思いますが、そこに必ず所要時間を書くというものです。
著者曰く、タスク管理の本質は「所要時間」をコントロールすること、だそうです。
ここで特に参考にしようと思ったのは所要時間の設定方法。
・所要時間は悲観的に設定すること（作業が遅いことを前提に）
・ただし、2回目に同じ作業をする場合は時間の「更新」をすること
無理なくタスクを設定したうえで、だんだんとスキルアップして改善していく、という姿勢が大切です。
方法② 目的思考の呪文を唱える
これは目の前の作業に時間をかけすぎないようにするための技術です。
どうしても目の前の作業に集中しだすと、必要以上に時間や労力をかけてしまうことがあります。
そんな時に、次の言葉を唱えます。
「ここは時間をかけるところではない。なぜなら・・・？」
なぜなら・・・？の以降の理由が浮かぶのであれば、それは時間をかけすぎているということのようです。
逆に思い浮かばなかったら必要な作業をできているということですね。
（時間をかけるべきだ、とも言い換えれます）
ただ、正直これは、今している作業が目的に対して適切かどうかを見抜くことができることを前提となっているため、そっちのスキルも必要なような気がします。
方法③ 上司には「ちょくちょく」相談・報告する
これは目的の本質から外れた作業を避ける方法ということですね。
確かに、作業を7割ほど終わらせて上司に見せると、そうじゃない、なんてことを言われることがあります。
その前の段階、2〜3割の段階で確認をとり、大きな手戻りをなくすことが重要ということですね。
これは社会人の常識として、当たり前と思われる方も多いと思います。
ただ、私が気になったのは一定数、「ちょくちょく報告しにくい上司」がいることなんですよね～・・・。
これはその上司との関係性や一緒に仕事をする上での慣れなども関係してきそうですが、報告するたびにストレスを感じるような反応を示す人もいるんですよね・・・。
（幸い私はあまりそのような上司のもとについたことはありませんが）
どちらにせよ、ちょくちょくした報告は目的の本質をはずさないにも必要ということです。
ただし、それ自体が難しい、しんどい場合は別の手段を模索する必要がある気がします。
方法④ ToDoリストは前日に作る
著者はタスクを含む全てのことにおいて、前倒しをすることが大切だと述べています。
To Doリストについても同様で、朝仕事をスタートする時にリストの作成から入るのはとてももったいない行動なんだそうです。
前日の段階で次の日の作業を決めることで、その日に決定することが少なくなり、効率よく作業に臨めるということですね。
（人が疲れやストレスを感じるのは「意思決定」した時と言われます）
また、ToDoリストは、
・作成にかける時間を5分程度とする
・日中の隙間時間を使って先にタスクをメモしておく
といいようです。
5分というのはかなり短く感じますが、会社から帰る直前の疲れた時に行う作業としては、これぐらいささっと終わらす方がちょうどいいかも知れません。
方法⑤ ショートカットを使用する
方法⑤としましたが、少し段取りを良くする方法からは外れるかもしれません。
作業時間短縮のスキルということですね。
ショートカットの活用は、一つ一つは削減できる時間が短くても、ちりも積もればで大幅な時短に繋がるそうです。
特に私がずっとやろうと思ってできていなかったことが載っていました。
それは「メールのショートカット」です。
私はメールのやりとりが苦手で、かなり時間をかけてしまう自覚があります。
そこで、本の中で紹介されていた以下のことを実践しようと思いました。
・社内メールは「【件名のみ】＋用件」で本文を書かない
・メールの決まり文句は単語登録する
例：おせ→お世話になります。〇〇です。
おい→お忙しいところ恐縮ですが・・・
ごふ→ご不明な点などございましたら・・・
・定型文の登録
これを実行して、メールにかかる時間を短縮させたいと思います。
また、メールではないですが、次のショートカットも重要だと感じました。
・資料の雛形を作る（会社の雛形を知る）
意外と会社がこれまでの経験から最適化した雛形を既に作成していても、社員が知らないということがあります。
この際のなので、今の会社の雛形を調べて、自分の作業の効率化に利用していきたいと思います。
最後に
今回参考にした本には「残業ゼロの人の」というタイトルが入っています。
なので、最後にこの本で紹介されていた残業に対する考え方を変える方法を紹介します。
・「10年後、何歳なのかを考えたら、残業している暇はない」
・今、やりたくてもできていないことを書いてみる
・今までの10年、これからの10年を西暦と年齢と共に書いてみる
こうすることで「今しかできないこと」を考える視点を得ることができます。
時間が有限で、責任感などで残業をすることは大きな浪費になるということですね。
そういったことを避けるためにも、「段取りが良い人」になって、仕事もプライベートも充実していけたらいいですね。
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